Prowadzenie działań marketingowych często wymaga koordynacji pracy wielu osób, których efekty są od siebie mocno zależne. Im większy zespół tym trudniejsza komunikacja. Nawet między dwoma osobami mogą zdarzać się nieporozumienia, a co dopiero przy kilkunastu pracownikach. Jak sobie z tym poradzić? Na przykład korzystając z internetowych narzędzi do zarządzania projektami.
Kto kiedykolwiek nie przegapił żadnego zadania przesłanego w mailu, niech pierwszy rzuci kamieniem. Albo nie zapomniał o oddaniu swojej części zadania. Albo nie dostał potrzebnych materiałów (a inni tak). Albo nie zmarnował kilkudziesięciu minut (czy o zgrozo godzin!) szukając w e- mailach zgubionych materiałów, dat czy wytycznych. W wielu działach, nie tylko marketingowych, to codzienność. Taka codzienność to strata czas, a czas to pieniądz. Bo zamiast przygotowywać grafiki szukamy wytycznych do nich, które przesłane zostały „przy okazji” się w innym wątku mailowym. W momencie, gdy nad działaniami marketingowymi zaczyna pracować 2 lub więcej osób odpowiednia komunikacja i narzędzie do niej staje się koniecznością.
Na początek… Google
Najpopularniejsza wyszukiwarka internetowa oferuje nam nie tylko Gmaila, ale i proste narzędzie do zarządzania projektami – Google Suite. Jeśli kiedykolwiek korzystałeś z dysku Google’a to szybko zorientujesz się, jak działa GS. Dokumenty, arkusze Excela czy prezentacje możesz przechowywać na dysku, udostępniać je swoim współpracownikom i pracować nad nimi w czasie rzeczywistym, równolegle, w kilka osób. Po prostu wysyłasz zainteresowanym zaproszenie do oglądania, edytowania czy komentowania dokumentów. Za pomocą kalendarza Google poinformujesz współpracowników o ważnych spotkaniach czy ustalisz terminy realizacji zadań. Komunikacja może przebiegać za pomocą chatu, ale możesz zorganizować także wideokonferencję. Mniej znane opcje to projektowanie witryn internetowych (na zasadzie przeciągnij i upuść, więc nie potrzebujesz znać się na programowaniu), kreacja aplikacji biznesowych, tworzenie listy zadań czy notatek. G Suite dostępne jest w trzech opcja: basic (5,20 euro miesięcznie), business (10,40 euro miesięcznie) lub enterprise (23 euro miesięcznie).
BaseCamp
To jeden z najbardziej intuicyjnych w obsłudze programów (choć w wersji anglojęzycznej). Szybko stworzysz w nim osobne projekty, przypiszesz do nich odpowiednie osoby, wyznaczysz daty realizacji zadań. BaseCamp pozwala na załączanie plików, tworzenie listy „to do” czy komunikowanie się za pomocą konwersacji wewnątrz każdego projektu. Dużym plusem jest szybkie wsparcie (także po angielsku) supportu, który szybko rozwiązuje bieżące problemy i wyjaśnia niejasności. W wersji darmowej możesz stworzyć 3 projekty i dodać 20 użytkowników. Ta oferuje także ograniczone miejsce – 1 GB. Dostęp do wszystkich możliwości i nieograniczone miejsce na pliki to koszt 99$ miesięcznie, a działanie opcji premium możesz przetestować przez 30 dni.
Bitrix24
Kolejną opcją jest popularna na całym świecie platforma Bitrix24 (dostępna w polskiej wersji językowej). Zaletą tego rozwiązania jest dostępność zarówno w chmurze, jak i w systemie on-premise (czyli oprogramowania, które można zainstalować na firmowym sprzęcie). Bitrix24 zapewnia szybką i efektywną komunikację między pracownikami, zarówno poprzez komunikator, jak i videokonferencję. Bez problemu stworzysz w nim listę zadań, osobne projekty i przypiszesz do nich odpowiednie osoby. Dużym plusem jest fakt, że platforma posiada specjalne narzędzia dedykowane działom sprzedaży i (bazy danych klientów, e-mail marketing czy tworzenie lejków sprzedażowych) i HR (zarządzanie czasem pracy, grafiki nieobecności czy raporty pracy). Do Bitrix24 możesz zalogować się także poprzez aplikację mobilną, dzięki czemu cały czas jesteś na bieżąco. Podepniesz do niego także swoją skrzynkę mailową. Ogromnym plusem tego rozwiązania są różne możliwości abonamentowe. Z najbardziej okrojonej wersji możesz korzystać za darmo, natomiast ceny płatnych opcji zaczynają się od 89 zł miesięcznie do 559 zł za miesiąc. Każdy znajdzie coś dla siebie.
Monday.com
To bardzo uniwersalne narzędzie, które możesz skonfigurować w zależności od swoich potrzeb. Dobrze sprawdzi się w marketingu, rekrutacji, zarządzaniu procesami, sprzedaży czy organizowaniu eventów. To narzędzie w całości płatne (możesz je jednak przetestować za darmo przez 14 dni), a jego cena zależy od ilości pracowników. Koszt wybierasz zestawiając ilość osób, jaka będzie korzystać z oprogramowania (w standardowych planach od 2 do 200) z możliwościach, jakie dają 4 opcje (basic, standard, pro i enterprise). Przeszkodą może być jednak fakt, że oprogramowanie nie jest dostępne w języku polskim. Za pomocą Monday.com stworzysz listę zadań, dopiszesz je do odpowiednich osób, ustawisz priorytety, zintegrujesz swój kalendarz. Jeśli przeraża Cię mnogość funkcji i opcja personalizacji to narzędzie oferuje także wiele gotowych szablonów dostosowanych do charakteru zadania. Monday.com sprawdzi się także jako system CRM, w którym m.in. dodasz leady i pogrupujesz je etapami. Do każdego możesz dopisać odpowiedzialną osobę. W każdej chwili możesz też podejrzeć, na jakim etapie wykonania się poszczególne zadania oraz sprawdzić historię ich realizacji.
Asana
Ostatnie, ale wcale nie najgorsze narzędzie to Asana. Na początek dobra wiadomość – już wersja darmowa jest mocno rozbudowana, pozwala korzystać z wielu możliwości, a przez to skutecznie zarządzać projektami. Opcje płatne to kolejno premium 10,99 euro i Business 24.99 euro miesięcznie. Każdą z nich można bezpłatnie wypróbować. Z darmowej wersji może korzystać maksymalnie 15 osób, więc dla małych firm to idealne rozwiązanie. Sprawdzi się pracach nad marketingiem, sprzedażą, zarządzaniem produktami, w działach IT, finansach czy planowaniu eventów. Dostępna jednak tylko w języku angielskim. Do każdego projektu możliwe jest dopisanie listy zadań, odpowiedzialnych osób, daty wykonania czy dodanie plików. Poszczególne zadania można także komentować. Asana pokazuje postęp wykonywanych zadań, pozwala zgromadzić wszystkie dodatkowe pliki w jednym miejscu czy sprawdzić rozłożenie zadań w czasie. Możesz skorzystasz także z timeline’u, dzięki czemu szybko i przejrzyście rozłożysz zadania w czasie.
Slack
Korzystając z różnego rodzaju narzędzi, oprogramowania i aplikacji warto pamiętać o Slacku. To aplikacja służąca głównie do komunikacji. Jednak jego ogormną zaletą jest możliwości zintegrowania różnych kanałów komunikacji w jednym miejscu. Co ważne, z poziomu Slacka możesz także odpowiadać na wiadomości pochodzące z różnych aplikacji. To świetne rozwiązanie zwłaszcza dla osób pracujących na kilku narzędziach czy oprogramowaniach. Wszystkie opisane wcześniej narzędzia możesz dodać do Slacka.
Co zatem daje korzystanie z internetowych narzędzi do zarządzania projektami?
- Po pierwsze, możesz przypisać konkretne zadanie do konkretnej osoby i wiesz, że na pewno do niej dotrze.
- Po drugie, możesz ustalić deadline wykonania zadania. To system będzie o nim przypominał, a nie Ty.
- Po trzecie, ograniczysz marnowanie czasu na szukanie ustaleń czy wytycznych w mailach, bo dzięki narzędziom do zarządzania projektami wszystko możesz zapisać w jednym miejscu i wrócić do nich, gdy tylko tego potrzebujesz.
- Po czwarte, możesz przypisać wszystkie istotne osoby do konkretnego projektu i nie zastanawiać się, czy aby na pewno nie pominąłeś kogoś wysyłając maila. I choć konieczne będzie poświęcenie czasu na poznanie funkcjonalności i sposobu działania narzędzia, to ten czas szybko się zwróci. Zwłaszcza, gdy Ty i Twoi pracownicy zaczniecie działać na nim w sposób intuicyjny. Takie rozwiązanie sprawdzi się w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości i zadań, jakie wykonują jej pracownicy.
